Explicamos qué es un sistema en la administración, cuáles son sus funciones, cómo se componen y qué tipos existen.

sistema en la administración
Los sistemas administrativos facilitan el funcionamiento de la organización.

¿Qué es un sistema administrativo?

Un sistema administrativo consiste en un conjunto de el proceso que los miembros de una organización deben llevar a cabo para lograr los objetivos predefinido.

Estos sistemas deben incluir cada unidad administrativa y especificar el rol de cada empleado y las tareas a realizar para lograr un cierto nivel de ventas y producción que se traducirá en mayores ganancias para la empresa.

Esto facilita el funcionamiento de la organización, le permite monitorear el desempeño de cada empleado y continuar con las auditorías.

En los últimos años, las organizaciones han optado por la especialización de los trabajadores, la asignación del poder según los niveles ocupados dentro de la jerarquía y la división del trabajo. Todo ello facilita y acelera la toma de decisiones para alcanzar las metas y objetivos de la organización.

Al tomar decisiones, el personal se basa en la información reflejada en el sistema de administración.

Los sistemas se ocupan de tres cosas:

  • Apoyar tareas operativas.
  • Compilar y almacenar datos.
  • Generar información.

Los sistemas constan de los siguientes elementos:

  • El elemento que proporciona hardware para que el sistema funcione.
  • el Gol para lo cual se formó el sistema.
  • El fenómeno que genera Cambios: permite convertir entradas en salidas.
  • retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios previamente establecidos y se basa en estos criterios para monitorear los resultados.
  • el contexto en el que se encuentra el sistema. El entorno interactúa constantemente con el sistema.

Vea también: Gerencia en la administración

Tipos de sistemas de gestión

Dentro de las empresas, existen los siguientes tipos de sistemas administrativos:

  • Control de procesos de negocio. Sistemas que controlan los procesos de negocio y abordan procesos físicos e industriales.
  • Procesamiento de transacciones. Sistemas computarizados utilizados en los niveles básicos de la jerarquía organizativa (a nivel operacional). Allí se registran las transacciones diarias que permiten el funcionamiento de la organización.
  • Apoyo a la toma de decisiones. Sistemas informáticos para ser utilizados por uno o más gestores específicos. Este sistema informatizado de información sirve de apoyo para la toma de decisiones sobre un problema a resolver.
  • Información de gestión. Estos sistemas recopilan información de diferentes fuentes y luego la procesan en estadísticas, informes o cualquier otro formato útil. Esta información es utilizada por los supervisores y gerentes como materia prima para la toma de decisiones sobre la gestión de la empresa.
  • Colaboración corporativa. Estos sistemas se encuentran entre los más utilizados y ayudan a los gerentes de la organización a controlar el flujo de información en su interior. Estos incluyen sistemas multimedia, transferencia de archivos o correo electrónico.
  • Información ejecutiva. Estos son los sistemas que proporcionan información externa e interna a los altos directivos para la toma de decisiones. Son de fácil y rápido acceso y presentan la información en forma gráfica. Proporcionan información general que simplemente traza la operación como un todo.

Por su naturaleza, los sistemas pueden ser:

  • abrir. Hay un intercambio de información y elementos con el entorno, y esta influencia externa cambia los resultados, los comportamientos y las actividades. Por ejemplo, una empresa.
  • cerrado. No se intercambia información ni elemento con el entorno: son sistemas cerrados a toda influencia. Por ejemplo, máquinas.

Otros tipos de sistemas son:

  • Resúmenes. Se componen de conceptos generales, chiffres, doctrinas filosóficas, iptheses, ideas, planes o lenguajes. Este es el "software".
  • hormigón. Consisten en elementos tangibles como equipos o maquinaria. Este es el "material".
  • operacional. Se dedican al procesamiento de la información (que a menudo es repetitiva) y a la preparación de informes.
  • informativo. Son responsables de almacenar y procesar los datos y se utilizan para tomar decisiones en línea con las metas y objetivos de la organización.
  • Directores. Funciona sobre datos que no han sido preseleccionados o transformados.

Teoría general de los sistemas administrativos

La teoría general de los sistemas deriva de los escritos de Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemán), difundidos en las décadas de 1950 y 1960. Esta teoría no pretende resolver obstáculos o proporcionar soluciones prácticas. Sin embargo, el conocimiento ayuda con el análisis ambiental a la hora de tomar decisiones dentro de una organización.

Esta corriente cree que las propiedades de cada sistema no pueden estudiarse como elementos separados, pero deben abordarse conjuntamente.

Algunas características de la teoría de sistemas son las siguientes:

  • Visión sistemática. Cada organización se considera un sistema que tiene cinco partes: entrada, salida, proceso, entorno y retroalimentación.
  • multidimensional. Cada empresa es abordada desde un punto de vista macroscópico y microscópico. El primero lo aborda en relación con su país o comunidad y el segundo considera sus unidades internas.
  • dinamismo. La interacción que se produce dentro de la empresa se considera un proceso dinámico.
  • adaptabilidad. Ve a las organizaciones como sistemas adaptativos. Si no utilizan esta cualidad, no sobrevivirán a los cambios de contexto.
  • descriptivo. Su objetivo es caracterizar las cualidades de la organización y su administración. Encarna los objetivos y métodos y describe los fenómenos de las organizaciones.
  • Multicausalidad. Considera que un hecho puede ser la consecuencia de diversos factores interdependientes e interrelacionados.
  • probabilístico. Admite que las variables se pueden analizar predictivamente, no desde certezas.

Puede servirle: Teoría de Sistemas

Referencias: